2021年02月26日

書棚の整理整頓

早いもので来週は３月ですね。２月の投稿で、
「約２年前から始めた書棚の整理整頓が、先月やっとひと段落つきました。」という
１月の話題です。

まず本社では、期毎に分けて書類を保管しています。（今期分→２階事務所の書棚／前年より前→保管箱に入れて、３階保管部屋の棚）

以前は「棚の空いているスペースに書類を置く」「保管箱に入れられるだけ書類を詰める」という感じでした。書類を探す時、“保管場所を探す”ことから始まりました。そして、前年度の書類を２階から３階へ移動させるのにも１～２日程度かかっていました。

しかし、業務の合間を縫いに縫って、地道に取り組みました！
 

　・書類を種類・年度などに仕分け、保管期限を過ぎたものは廃棄する。

　・背表紙を作る時、フォントの種類・大きさ・配置など統一感を持たせる。

　・保管場所を
　　(１）分類（財務か人事か？売掛か買掛か？など）
　　(２）種類（納品書・請求書など）に分け、棚にインデックスを付ける。
　・書類の廃棄年を書いておく。
　・一つの保管箱に入れる書類を決め、それ以上は詰めない。

保管箱に入れる書類を決めたおかげで、昨年度の書類はなんと半日程度で２階から３階へ書類を移動させることができました。

実際に使いながら微調整し、より“誰が見ても探しやすい書棚”にしていきたいと思います。（Ｓ）

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• 2021年02月26日 13:00
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