2021年02月26日

書棚の整理整頓

早いもので来週は3月ですね。2月の投稿で、
約2年前から始めた書棚の整理整頓が、先月やっとひと段落つきました。」という

1月の話題です。

まず本社では、期毎に分けて書類を保管しています。(今期分→2階事務所の書棚/前年より前→保管箱に入れて、3階保管部屋の棚)

 

以前は「棚の空いているスペースに書類を置く」「保管箱に入れられるだけ書類を詰める」という感じでした。書類を探す時、“保管場所を探す”ことから始まりました。そして、前年度の書類を2階から3階へ移動させるのにも1~2日程度かかっていました。

 

しかし、業務の合間を縫いに縫って、地道に取り組みました!
 

 ・書類を種類・年度などに仕分け、保管期限を過ぎたものは廃棄する。

 ・背表紙を作る時、フォントの種類・大きさ・配置など統一感を持たせる。

 ・保管場所を
  (1)分類(財務か人事か?売掛か買掛か?など)
  (2)種類(納品書・請求書など)に分け、棚にインデックスを付ける。
 ・書類の廃棄年を書いておく。
 ・一つの保管箱に入れる書類を決め、それ以上は詰めない。

 

保管箱に入れる書類を決めたおかげで、昨年度の書類はなんと半日程度で2階から3階へ書類を移動させることができました。

 

実際に使いながら微調整し、より“誰が見ても探しやすい書棚”にしていきたいと思います。(S)




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